SOP SURAT MENYURAT (CONTOH KASUS PADA STIE)

SOP (Standard Operating Procedure) atau sering juga disebut Manual Prosedur merupakan salah satu komponen dokumen akreditasi yang perllu dilengkapi. Hal ini didasari bahwa dengan adanya SOP maka tata pamong yang ada di dalam institusi tersebut sudah bagus dan tentunya akan berpengaruh terhadap nilai Akreditasi kelak.

Jadi kebetulan nih ada salah seorang kolega saya berbaik hati dengan meminjamkan saya contoh SOP yang ada di kampusnya....
Tentu saja sudah diedit ya untuk melindungi identitas si punya dokumen..
langsung aja..
sedot langsung gan........

SOP SURAT MENYURAT

1.   TUJUAN

Quality Procedure (QP) Surat-Menyurat bertujuan untuk memberikan pedoman dalam mengendalikan surat masuk dan surat keluar di lingkungan kerja STIE ____.

2.   RUANG LINGKUP

Quality Procedure ini mengatur pengendalian Surat masuk, Surat keluar, Pengumuman, dan penerbitan Surat Keputusan.

3.   TANGGUNG JAWAB

3.1     PUKET II STIE ____ bertanggung jawab terhadap sistem pengendalian surat masuk yang didisposisi dan surat keluar  yang ditanda tangani.

3.2     Kepala Bidang bertanggung jawab terhadap surat yang didistribusikan dan terhadap surat yang hendak mendapat persetujuan Direktur/yang mewakili STIE ____.

4.   DEFINISI

-

5.   REFERENSI

5.1     Quality Manual STIE ____

5.2     Standard Penomoran Surat-Menyurat

6.   URAIAN PROSEDUR

6.1. Surat Masuk

6.1.1.  Tiap surat (eksternal) yang masuk ke Puket II dicatat kedalam Logbook Surat Masuk (LB-PK2-01-01) untuk melakukan penomoran surat, tanggal surat masuk, mencatat isi surat/pokok surat dan kendali surat.

6.1.2.  Puket II memfollow up surat yang masuk dan melakukan disposisi surat dalam lembar disposisi surat (F-PK2-01-02).

6.1.3.  Puket II menggandakan Surat Masuk tersebut dan Asli didistribusikan ke bagian terkait  dengan menggunakan LogBook Ekspedisi Surat Masuk (LB-PK2-01-02) dan Copy diarsipkan.

6.2. Surat Keluar, Surat Keputusan, Pengumuman

6.2.1.  Bagian terkait membuat konsep surat/Surat Keputusan/Pengumuman.

6.2.2.  Isi surat/Surat Keputusan/Pengumuman kemudian diperiksa oleh Puket II  (untuk surat keluar STIE ____ ) dan Ka. Akademik (Untuk surat yang  bersifat intern) dengan memberikan paraf.

6.2.3.  Direktur atau yang mewakili (MR atau Pembantu Ketua II) melakukan pengesahan terhadap surat/Surat Keputusan/Pengumuman tersebut.

6.2.4.  Surat/Surat Keputusan/Pengumuman yang telah disetujui kemudian didaftarkan ke dalam LogBook Agenda surat (LB-PK2-01-01) untuk surat keluar, ke dalam LogBook Surat Keputusan (LB-PK2-01-03) untuk Surat Keputusan dan ke dalam LogBook Pengumuman (LB-PK2-01-04) untuk Pengumuman diberikan penomoran. Kemudian digandakan. Asli didistribusikan dan copy diarsipkan.

6.2.5.  Bagian terkait mengirimkan surat-surat tersebut ke tujuan masing-masing dengan dilampirkan LogBook Ekspedisi (LB-PK2-01-02).

7.       CATATAN MUTU

7.1.       Form Lembar Disposisi Surat                 : F- PK2-01-01

7.2.       Logbook Agenda Surat                           : LB-PK2-01-01

7.3.       LogBook Ekspedisi Surat Masuk              : LB-PK2-01-02

7.4.       LogBook Agenda Surat Keputusan          : LB-PK2-01-03

7.5.       LogBook Ekspedisi Pengumuman            : LB-PK2-01-04

8.       DIAGRAM ALIR

A.   Surat Masuk

DIAGRAM ALIR	AKTIVITAS	PENANGGUNG JAWAB	DOKUMEN TERKAIT
	Mengagendakan Surat Masuk	Puket II	LB-PK2-01-01
	Disposisi Surat	Puket II	F- PK2-01-01
	Distribusi ke Bagian Terkait	Puket II	LB-PK2-01-02
	Penggandaan & Pengarsipan	Puket II	-

B.   Surat Keluar, Surat Keputusan, Pengumuman

DIAGRAM ALIR	AKTIVITAS	PENANGGUNG JAWAB	DOKUMEN TERKAIT
	Mengkonsep Surat Keluar	Bagian Terkait	-
	Memeriksa Konsep Surat Keluar	Puket II	-
	Penandatanganan Surat	Ketua/Perwakilan	-
	Memberi Nomor Surat Keluar	Puket II	LB-PK2-01-01 LB-PK2-01-03 LB-PK2-01-04
	Penggandaan & Pengarsipan	Puket II	LB-PK2-01-04

LIHAT JUGA DALAM FORMAT OFFICE WORDNYA GAN.....
KLIK DISINI

UNTUK MENYIMPAN LANGSUNG AJA TEKAN CTRL + S

UNTUK LAMPIRAN NYA SILAHKAN LIHAT DISINI

1. FORM EXPEDISI SURAT | LIHAT

2. LOGBOOK AGENDA SURAT MASUK | LIHAT

3. LOGBOOK EXPEDISI SURAT | LIHAT

4. LOGBOOK AGENDA SURAT KEPUTUSAN | LIHAT

5. LOGBOOK AGENDA PENGUMUMAN | LIHAT

SEMOGA BERMANFAAT...